การบริหารจัดการต้นทุนถือเป็นสิ่งสำคัญกับธุรกิจหรือกิจการ ปัญหางบบานปลายหรือค่าใช้จ่ายที่ควบคุมไม่ได้ อาจจะไม่ได้เกิดจากการลงทุนในโปรเจกต์ขนาดใหญ่อย่างเดียว แต่ส่วนใหญ่มักจะเกิดกับกระบวนการจัดซื้อที่ขาดการควบคุมอย่างรัดกุม การเปลี่ยนใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) จากแค่เอกสารจดรายการสั่งของให้กลายเป็นเครื่องมือควบคุมงบประมาณและบริหารความเสี่ยงคือกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยรักษาเงินสดของบริษัทไว้ได้
เพื่อให้สามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด นี่คือ 5 เช็กลิสต์สำคัญในใบสั่งซื้อ ที่จะช่วยให้ SME ควบคุมต้นทุนได้
5 เช็กลิสต์ในใบสั่งซื้อเพื่อควบคุมต้นทุนและปิดรอยรั่วทางการเงิน
1. การตรวจสอบงบประมาณและการจัดสรรต้นทุน (Budget Allocation & Cost Center Check)
ก่อนที่ใบสั่งซื้อถูกสร้างและส่งออกไป สิ่งแรกที่ต้องระบุให้ชัดเจนคือ การสั่งซื้อครั้งนี้จะไปตัดงบประมาณของแผนกใด โครงการไหน หรือเพื่อการผลิตสินค้ารอบไหน โดยสิ่งที่มักพบเจอ คือ พนักงานมักจะสั่งซื้อของตามความต้องการหน้างานโดยไม่ได้ดูว่าแผนกของตนเองใช้งบประมาณรายเดือนหรือรายปีเกินกำหนดไปแล้วหรือยัง ดังนั้น ในแบบฟอร์มใบสั่งซื้อจึงควรบังคับให้ระบุรหัสศูนย์ต้นทุน เสมอ และควรมีการตั้งกฎเกณฑ์ว่า หากยอดสั่งซื้อทำให้งบประมาณเกิน ใบสั่งซื้อนั้นจะต้องถูกระงับหรือต้องผ่านการอนุมัติพิเศษจากผู้บริหาร เพื่อป้องกันปัญหางบบานปลายโดยไม่ทันตั้งตัว
2. ล็อกราคาสุทธิและปิดประตูค่าใช้จ่ายแอบแฝง (Zero Hidden Costs & Net Price Lock)
หลายครั้งที่ตกลงราคาสินค้ากันไว้เรียบร้อย แต่เมื่อสินค้ามาส่งพร้อมใบแจ้งหนี้ กลับมีค่าใช้จ่ายอื่นขึ้นมา เช่น ค่าขนส่งสินค้า ค่าธรรมเนียมการยกของลง หรือค่าติดตั้ง โดยวิธีการแก้ไข คือ ต้องระบุเงื่อนไขลงไปในหมายเหตุของ PO อย่างชัดเจนว่าราคารวมสุทธินี้ ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง และค่าธรรมเนียมอื่นๆทั้งหมดแล้ว บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธการชำระเงินในส่วนที่อยู่นอกเหนือจากที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อฉบับนี้
3. ระบุสเปกและจำนวนให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันสต็อกจม (Exact Specifications & Dead Stock Prevention)
การระบุรายละเอียดสินค้าใน PO ต้องทำด้วยความรอบคอบและละเอียดที่สุด ห้ามใช้คำกว้างๆเด็ดขาด และที่สำคัญต้องสั่งซื้อเฉพาะจำนวนที่ได้ผ่านการคำนวณมาแล้วว่าพอดีกับการใช้งานจริงหรือรอบการผลิต การสั่งซื้อของแบบเผื่อเหลือเผื่อขาดหรือการสั่งซื้อในปริมาณมากๆเพื่อให้ได้ส่วนลด หรือเพื่อให้ถึงเกณฑ์ขั้นต่ำของผู้ขาย ทำให้เงินสดของธุรกิจไปจมอยู่กับสินค้าคงคลังที่ระบายไม่ออก กลายเป็นสต็อกตาย ซึ่งมีต้นทุนแฝง ทั้งค่าพื้นที่จัดเก็บ ค่าเสื่อมสภาพ และมีโอกาสที่สินค้าจะหมดอายุ เพราะฉะนั้นควรนำหลักการประเมินจุดสั่งซื้อที่เหมาะสมมาใช้ กำหนดให้แผนกจัดซื้อต้องแนบเหตุผลหรือยอดคงเหลือในคลังสินค้าประกอบการเปิด PO เสมอ เพื่อให้ผู้อนุมัติเห็นว่าการสั่งซื้อจำนวนเท่านี้นั้นสมเหตุสมผลและจะไม่กลายเป็นภาระในการจัดเก็บ
4. เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินและระบุค่าปรับเมื่อล่าช้า (Favorable Payment Terms & Delay Penalties)
ในธุรกิจหลายรายมักจะยอมรับเงื่อนไขการจ่ายเงินสดทันที หรือจ่ายเงินล่วงหน้า จนทำให้ในบางครั้งมีการส่งสินค้าล่าช้า จึงทำให้ต้องกำหนดเครดิตเทอมลงในใบสั่งซื้อ(PO) เช่น 30 วัน หรือ 60 วัน เพื่อให้บริษัทมีเวลาแปลงสินค้านั้นให้เป็นรายได้ก่อนที่จะต้องควักเงินจ่าย นอกจากนี้ ควรระบุวันที่กำหนดส่งมอบให้ชัดเจน พร้อมใส่เงื่อนไขค่าปรับกรณีส่งมอบล่าช้าลงในใบสั่งซื้อ เช่น ปรับ 0.1% ถึง 0.2% ของมูลค่าสินค้าที่ส่งล่าช้าต่อวัน เพื่อกดดันให้ผู้ขายส่งของตรงเวลาและใช้เป็นข้อตกลงในการชดเชยค่าเสียโอกาสทางธุรกิจ
5. การควบคุมอำนาจอนุมัติและการแบ่งแยกหน้าที่ (Authorization Matrix & Segregation of Duties)
ใบสั่งซื้อทุกใบก่อนที่จะส่งถึงมือคู่ค้า จะต้องผ่านการตรวจสอบและลงนามอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามโครงสร้างที่บริษัทกำหนดไว้เสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับหลักการควบคุมภายในที่ดี ปัญหาที่มักพบในธุรกิจขนาดเล็กคือ การปล่อยปละละเลยให้พนักงานคนเดียวทำหน้าที่ตั้งแต่ ขอซื้อ ทำใบสั่งซื้อ ตรวจรับของ และส่งเรื่องเบิกเงิน ซึ่งเป็นช่องโหว่ที่เปิดโอกาสให้เกิดการทุจริตคอร์รัปชัน
การวางระบบใบสั่งซื้อ (PO) ที่ได้มาตรฐาน จะช่วยควบคุมต้นทุนและบริหารกระแสเงินสดของกิจการ อีกทั้งยังเป็นการสร้างระบบบัญชีที่ดี เพราะการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การปิดงบการเงินและจัดการภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่กำลังมีความสงสัยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ และต้องการผู้เชี่ยวชาญช่วยประเมินค่าใช้จ่ายหรือให้คำปรึกษาด้านภาษี สามารถปรึกษาหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001
ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา
